Digital Property: come gestirle in modo efficace e sicuro

Può riguardare anche i canali digitali, come siti web, applicazioni, social media, e-mail e altri mezzi di comunicazione utilizzati per promuovere un'attività o un'organizzazione. In questo contesto, la proprietà digitale può includere le grafiche, i testi, le immagini, i video appartenenti all’azienda o anche le informazioni dei clienti, come l'elenco dei contatti e delle transazioni effettuate, che sono archiviate e gestite attraverso questi canali digitali. 

La gestione efficace della digital property è fondamentale per il successo delle attività di marketing online e per l'efficace interazione con i clienti attraverso i diversi canali di comunicazione. 

In questo articolo scoprirai come, centralizzando tutti i contenuti e i canali digitali della tua azienda attraverso il digital properties management, potrai gestire il tuo ecosistema di business in modo sicuro ed efficace.

Perché è importante gestire le digital property?

La gestione delle proprietà informatiche è diventata sempre più importante con l’aumento della quantità di informazioni digitali che vengono create e utilizzate quotidianamente. Questi contenuti possono essere di grande valore per le aziende e, se non gestiti correttamente, possono rappresentare un rischio per la sicurezza e la privacy dei dati. Risulta quindi necessario definire delle regole e delle procedure per l'accesso, la modifica e la distribuzione delle informazioni, nonché la protezione dei dati sensibili e la gestione dei rischi informatici. Questo garantisce che i contenuti siano utilizzati correttamente e che i dati sensibili siano protetti da perdite o furti. 

Gestire le digital property in modo efficace e sicuro

Per prima cosa bisogna definire dei requisiti in base alle esigenze e alle necessità dell’azienda o alle problematiche legate al contesto: questo aiuterà a determinare quali siano le informazioni da proteggere e come farlo nel modo corretto. 

Esistono molti software disponibili sul mercato, come sistemi di archiviazione sicura, sistemi di gestione dei contenuti digitali (DAM) e software di gestione dei diritti d'autore. Questi strumenti offrono una serie di funzionalità, come la classificazione e la catalogazione dei contenuti, la regolamentazione degli accessi, la negoziazione delle licenze e la protezione dei dati sensibili.

Classificazione e catalogazione dei contenuti

La classificazione e la catalogazione dei contenuti sono aspetti fondamentali del digital properties management: questo processo consiste nell'identificare e organizzare le informazioni in categorie rilevanti, in modo da rendere più facile la loro gestione e protezione. Ad esempio, i file possono essere classificati come confidenziali o pubblici, e le immagini possono essere suddivise in base all'argomento o all'utilizzo previsto.

Regole e procedure per l'accesso, la modifica e la distribuzione delle informazioni

La definizione di regole e procedure per l'accesso, la modifica e la distribuzione delle informazioni è un altro aspetto importante della gestione delle proprietà digitali. Questo garantisce che i contenuti siano utilizzati correttamente e che i dati sensibili siano protetti da accessi non autorizzati o da perdite accidentali. Ad esempio, le procedure possono stabilire chi può accedere ai file confidenziali, chi può modificarli e come devono essere distribuiti.

La gestione dei diritti d’autore

La protezione dei diritti d'autore sui contenuti creati o acquistati è cruciale, poiché garantisce che il proprietario del contenuto abbia il controllo sul suo utilizzo e sulle modifiche apportate. Non solo, risulta necessaria anche la gestione dei diritti d'uso e la negoziazione di licenze. Ad esempio, un'azienda potrebbe acquistare i diritti d'uso di un'immagine per un determinato periodo di tempo o per un certo utilizzo.

Bisogna quindi assicurarsi che i diritti d'autore sui contenuti creati o acquistati siano protetti e che la gestione dei diritti d'uso sia ben gestita attraverso negoziazioni di licenze.

Protezione dei dati sensibili

L'incremento delle attività online ha reso le proprietà digitali vulnerabili ai cyber-attacchi. Gli hacker possono accedere ai dati sensibili, come informazioni personali, finanziarie e segreti aziendali, attraverso la compromissione della sicurezza dei sistemi informatici. È fondamentale implementare misure di sicurezza adeguate per prevenire questo tipo di minacce, come la crittografia dei dati, l'utilizzo di password forti e la formazione del personale sulla sicurezza informatica.

Anche i problemi tecnici possono causare la perdita dei dati sensibili, come guasti hardware o crash del sistema: implementare procedure di backup e disaster recovery minimizza il rischio di perdita delle informazioni in caso di problemi tecnici.

I tool del Digital Properties Management

Abbiamo visto quali sono gli aspetti da considerare per gestire le digital property in modo efficace e sicuro, ma quali sono i tool che possono aiutare l’azienda a centralizzare le sue proprietà digitali, ottimizzando costi e performance?

CookieBot

Cookiebot è un gestore che verifica se l'uso dei cookie e del monitoraggio online da parte del sito web è conforme al GDPR e alla Direttiva e Privacy (ePR). 

Implementare CookieBot significa:

• trasparenza e controllo su tutti i cookie e le tecnologie di tracciamento del sito web;
• rapporto di fiducia con gli utenti del sito, rispettando le normative in vigore in tema di protezione dei dati;
• conformità alle direttive per evitare potenziali multe o sanzioni amministrative.

Mr Send

Mr Send è una piattaforma che permette di gestire facilmente le liste dei contatti e di inviare SMS e newsletter in autonomia, a partire dai template disponibili o impostando una specifica creatività. Garantisce la massima efficacia degli invii grazie a un algoritmo predittivo di intelligenza artificiale (AI) che permette di qualificare meglio il destinatario, il messaggio e prevedere il tasso di apertura.

Mr Blow

Globa Leaks è software libero e open source che permette di creare e mantenere una piattaforma di whistleblowing sicura e aderente all’ISO 37001. Garantisce: 

• alta personalizzazione tramite l'interfaccia web, piena internazionalizzazione e chat con il segnalante;
• configurazioni pronte per la compliance, compatibile al GDPR da by design, procedure di case management personalizzabili;
• crittografia delle segnalazioni, anonimato tramite la tecnologia Tor, notifiche cifrate via PGP e protezione dallo spam;
• multitenancy, design responsive, supporto integrato ai backup, API REST e supporto al signup self-service.

Software per l’accessibilità

I software per l’accessibilità dei siti web forniscono strumenti di monitoraggio e auditing per le aziende che dispongono di siti e applicazioni web, garantendo che i contenuti digitali siano conformi alle normative vigenti e accessibili agli utenti con disabilità. 

Uno dei software più comuni è lo screen reader, il quale converte il testo presente sullo schermo in audio, consentendo a persone con disabilità visive di accedere al contenuto del sito web. Altri software di questo tipo sono, ad esempio, le estensioni per il contrasto dei colori, che aumentano il contrasto tra il testo e lo sfondo per facilitare la lettura, o i software per la gestione della tastiera, che aiutano chi ha disabilità motorie a navigare il sito web utilizzando la tastiera invece del mouse.

Esistono inoltre diverse linee guida per l'accessibilità dei siti, come ad esempio le WCAG (Web Content Accessibility Guidelines), che forniscono delle indicazioni concrete agli sviluppatori affinché possano creare dei siti web con standard di accessibilità universali.

Certificazione carbon footprint

Un altro aspetto da tenere in considerazione riguarda la sostenibilità. La carbon footprint (impronta di carbonio) è una misura che esprime il totale delle emissioni di gas a effetto serra associate direttamente o indirettamente a un prodotto, un servizio o un’organizzazione. 

Ottenere una certificazione di conformità a uno standard come ad esempio l’ISO 14067 o le norme dell’LCA, può essere un requisito importante per:

• migliorare e consolidare la Brand Reputation aziendale;
• agire contro il rischio climatico e comunicare l'impegno ambientale aziendale agli stakeholder interni ed esterni;
• garantire rigore tecnico e autorevolezza alle valutazioni tecniche di carbon footprint, ad esempio in vista della partecipazione a bandi e gare d’appalto;

• nel caso di aziende B2C, per coinvolgere il consumatore finale nelle azioni di valutazione e gestione dell'impronta climatica del prodotto o servizio a loro offerto.

In conclusione, centralizzare tutti i contenuti e i canali digitali risulta ormai essenziale per assicurare il rispetto e la sicurezza delle informazioni e dei dati di proprietà dell’azienda. Ma non solo, gestire efficacemente la digital property significa anche una migliore governance operativa, oltre a garantire a tutti i clienti un’experience di valore e a comunicare sicurezza, affidabilità e autorevolezza. 

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