4 passi per velocizzare il processo di onboarding in azienda

Processo di onboarding: cos'è e perché è fondamentale

È qui che entra in gioco l’onboarding, il processo mediante il quale i nuovi dipendenti acquisiscono le capacità, le conoscenze e i comportamenti per diventare collaboratori efficaci all’interno di un'organizzazione.

Ed è importante che tale processo sia completato il più rapidamente possibile: da una parte per permettere al nuovo assunto di essere inserito in azienda senza problemi (conoscenza di strumenti, procedure e regolamenti interni), dall’altra per permettere all’azienda di inserire la risorsa su attività che producano un tangibile ritorno economico (produzione, progetti).

In questo periodo si sente parlare sempre più spesso di processo di onboarding digitale: con l'aumento del lavoro da remoto, le aziende devono aggiornarsi per garantire che l'ingresso dei nuovi assunti sia efficiente anche a distanza.

Senza poi considerare la reputazione: un’esperienza di onboarding negativa può risultare in una maggior probabilità che i nuovi assunti cerchino altre opportunità. L’Employer Branding passa anche dall’Onboarding!

Come riuscire quindi a velocizzare il più possibile il processo di onboarding di una nuova risorsa? Prendi carta e penna e appuntati quanto ti sto per dire!

1. Mappa il processo di onboarding
2. Ottimizza il processo di onboarding
3. Prepara un repository interno condiviso
4. Automatizza i processi

1. Mappa il processo di onboarding

Per correre veloci c’è bisogno di preparazione. Nel nostro caso, la preparazione consiste nell’analizzare quali sono gli elementi che vogliamo mettere a sistema per confezionare un processo di onboarding rapido ed efficiente.

La prima cosa da fare è capire qual è il processo di onboarding corrente. Potrebbero aiutarti delle domande di questo tipo:

• Quali comunicazioni vengono fornite al nuovo assunto?
• Quando vengono fornite?
• Chi le fornisce?
• Si tratta sempre della stessa persona o cambia a seconda di determinati criteri (es. team di riferimento, seniority, ecc.)?

Prova a fare una mappa completa del processo: ti potranno essere utili dei post-it o una lavagna o, visti i tempi, un whiteboard condivisibile online con i tuoi colleghi del reparto HR.

2. Ottimizza il processo di onboarding

Bene, ora che hai tutti gli elementi sott’occhio, hai la possibilità di vedere se ci sono dei passaggi da sistemare.

Capita spesso, purtroppo, che alcune operazioni “si perdano” nella frenesia delle attività quotidiane. E così ci si dimentica che il nuovo assunto deve fare la visita medica, oppure che non ha ancora svolto il corso sulla sicurezza, oppure che non gli è stato spiegato come richiedere correttamente le ferie, e così via.

Adesso che hai messo nero su bianco tutte le procedure, puoi chiarire le zone grigie e risolvere le ridondanze. Per farlo, ti sarà di aiuto definire:

• le tempistiche di invio delle comunicazioni, cercando sempre di stabilire una deadline per non lasciare niente nel dimenticatoio;
• le notifiche da inviare (e a chi inviarle) per garantire che tutti siano allineati sul processo e non si sovrappongano le comunicazioni;
• le persone da coinvolgere nel processo, a seconda di determinati criteri stabiliti.

Ottimizzando il processo di onboarding potrai assicurarti che le comunicazioni al nuovo assunto arrivino esattamente quando devono arrivare e potrai garantire l’allineamento necessario a tutte le altre risorse coinvolte (amministrazione, PM, ecc.).

Le informazioni che stai raccogliendo e organizzando puoi inserirle all’interno di un manuale dei processi: in questo modo chiunque avrà accesso potrà conoscere le procedure di onboarding definite per la tua azienda.

3. Prepara un repository interno condiviso

Pensa a tutti i documenti che devi fornire al nuovo assunto durante il processo di onboarding che hai appena mappato e ottimizzato.

Spesso capita che alcuni di questi documenti siano nella sola disposizione di singole persone: ad esempio, il regolamento aziendale potrebbe trovarsi facilmente nella intranet aziendale, ma forse il modulo per la destinazione del TFR è nel PC dell’ufficio (anzi, a casa) di un membro dell’amministrazione.

Se vuoi snellire i processi e velocizzare il reperimento delle informazioni, potrebbe fare al caso tuo un repository interno condiviso. Che si tratti di intranet aziendale, di una wiki aziendale su Google Sites, di un Google Drive, di un File Manager di HubSpot, l’importante è avere sempre chiaro a quale link trovare i documenti strettamente necessari.

In questo modo, potendo contare su risorse sempre disponibili, sarà possibile innescare delle comunicazioni automatiche comprensive di tali informazioni.

4. Automatizza i processi

Se sei arrivato fin qua, significa che hai svolto correttamente tutta la preparazione. Adesso non ti resta che correre (anzi, far correre i processi!). Fin dalla rivoluzione industriale, l’uomo ha capito che non può competere in velocità con una macchina; però sa bene che è lui a definire le regole, a far lavorare la macchina per sé e a poter concentrarsi così su attività a maggior valore aggiunto.

Quello che puoi fare con il processo di onboarding è esattamente questo: liberarti delle attività manuali e ripetitive. Rivedi il processo che hai mappato ed evidenzia ciò che potresti automatizzare.

Ecco alcuni suggerimenti:

• notificare il reparto IT per la configurazione di un nuovo account di posta elettronica;
• comunicare le credenziali al nuovo assunto;
• comunicare al responsabile della formazione il ruolo del nuovo assunto;
• inviare a tutta l’azienda una email di presentazione del nuovo assunto.

Questi che vedi sono solo alcuni esempi di automazione che abbiamo implementato internamente in Softec. Il risultato?

L’amministrazione, il team IT e il responsabile della qualità ricevono notifiche puntuali con le informazioni dei nuovi assunti, così da poter organizzare per tempo tutte le attività di loro competenza e, nel caso passasse troppo tempo, abbiamo previsto anche dei reminder; i colleghi vengono a conoscenza in poco tempo di un nuovo ingresso (se ci pensi, in periodo di smart working non è affatto scontato!); i nuovi assunti ricevono tutte le informazioni di cui hanno bisogno ancor prima del loro ingresso in ufficio, come regolamenti e organigramma e capiscono di essere in una azienda solida ed efficiente. 

Chiunque in azienda beneficia delle automazioni, dal momento che garantiscono pieno allineamento tra i reparti e un flusso coerente di comunicazioni utili. Siamo riusciti a raggiungere questo traguardo utilizzando HubSpot e i suoi potenti tool di automation.

Se vuoi sapere anche tu cosa può fare HubSpot per i tuoi processi interni e per migliorare l’efficienza dei dipendenti, scopri tutti i dettagli nel white paper “HubSpot per HR: il tool per rafforzare l’Employer Branding”!