A talk with Serena Pistillo e Debora Bernuzzo – Prysmian

In questo momento di smart working diffuso, quanto si è rivelato importante aver adottato in anticipo strumenti di Digital Collaboration e di comunicazione interna come la nuova intranet? Prysmian Group People, il nostro digital workplace, festeggia proprio in questo periodo il primo anno di vita. Sono davvero entusiasta di questo progetto perché è come avere a disposizione una Ferrari. E per costruirla ci abbiamo messo testa e cuore. Abbiamo avuto l’opportunità di ascoltare le esigenze ed i bisogni delle persone durante tutta la fase progettuale, nei focus group, nelle interviste e nelle survey interne. Non avrei mai immaginato che la nostra “People” sarebbe stata così fondamentale e necessaria in una fase di emergenza come quella che abbiamo vissuto e stiamo vivendo nella nostra Community a livello globale. Infatti, sin dai primi giorni della pandemia e soprattutto durante il lock down, la comunicazione interna ha giocato un ruolo strategico all'interno dell’organizzazione. La comunicazione interna si è focalizzata su tre obiettivi principali:

1. aggiornare l’intera organizzazione su quello che stava succedendo nei vari Paesi, sulla continuità del business e gli impatti finanziari;
2. informare la community Prysmian sulle misure di prevenzione e le guidelines per salvaguardare la salute delle persone, il nostro bene più prezioso;
3. mantenere il livello di engagement anche da remoto a livello worldwide.

Nel periodo del lock down le piattaforme digitali e di collaboration sono state fondamentali per proseguire nelle attività lavorative e per assicurare la continuità dei servizi e dei meeting online. Sulla piattaforma Intranet supportata dal Chatbot, abbiamo realizzato una sezione aperta a tutti i dipendenti e dedicata al Covid-19 costantemente aggiornata con FAQ, breaking news e una serie di contenuti personalizzati, informazioni e strumenti utili per una più efficace organizzazione del lavoro da remoto. Naturalmente poter contare su strumenti digitali ci ha permesso di rimanere in contatto e non lasciare nessuno indietro. Oltre alle guidelines sulla sicurezza, abbiamo promosso messaggi del nostro CEO e delle sue prime linee anche in modalità video realizzati con tool digitali e contenuti in diverse lingue dedicati alle 30.000 persone in tutte le nostre geografie. Da remoto abbiamo raccolto fondi, fatto donazioni e realizzato video motivazionali con messaggi positivi e di ringraziamento per tutti i nostri colleghi che non hanno mai smesso di lavorare nelle fabbriche e nelle proprie case. Sono molto fiera soprattutto di aver lanciato sulla Intranet un’iniziativa dedicata ai nostri colleghi e alle loro famiglie attraverso una gallery di disegni realizzati dai figli dei nostri dipendenti. L’iniziativa è stata molto apprezzata a livello globale ed è stata ripresa anche sui nostri canali esterni e social.

In particolare, quali strumenti si sono dimostrati più abilitanti e in che modo hanno aiutato a “restare sempre in contatto e a collaborare” una community worldwide così grande come Prysmian Group?

La Intranet ha avuto un ruolo chiave non solo nella gestione della crisi, ma anche nella diffusione del progetto di rientro “Back Together” visto che molti Paesi sono già entrati nella fase 2. Il picco dell’emergenza in alcune Country è ormai alle spalle, ma è fondamentale continuare a mantenere alto il livello di attenzione e per fare questo abbiamo studiato un protocollo strutturato su importanti pillar che abbiamo comunicato sulla Intranet con Newsletter dedicate con tutte le linee guida:

• riorganizzazione degli spazi, sale meeting e aree break per garantire il distanziamento
• riduzione della presenza fisica delle persone in ufficio gestita con fasce orarie e turni di ingresso;
• Advisor medico-scientifico per i test sierologici, triage e protocollo sanitario
• sanificazione degli ambienti e dispositivi di prevenzione messi a disposizione di tutti i dipendenti

Oltre alla Intranet e al Chatbot abbiamo utilizzato anche il nostro canale social interno, Yammer e Sharepoint come strumenti di informazione, divulgazione ed engagement.

Intranet e Chatbot: come sono stati utilizzati in Prysmian Group durante il periodo del Lockdown?

Dopo un anno dal lancio della nuova Intranet e del Chatbot, riflettendoci adesso, post lockdown, ritengo che senza questi strumenti sarebbe stato impensabile rimanere in contatto ed ingaggiati durante la pandemia. Anche i training e molte altre attività della nostra Academy sono state riconvertite in modalità digitale. Abbiamo potuto condividere online le nostre esperienze soprattutto in questa nuova dimensione più “umana” del lavoro che molti di noi hanno potuto svolgere da casa conciliando attività lavorative con le esigenze familiari.

IT e Internal Communication: come riesce Prysmian Group a far dialogare tecnologia e comunicazione interna?

Il segreto sta nel talento delle nostre persone e nel trust che è uno dei valori che caratterizza la nostra cultura aziendale. Le aziende sono fatte di persone, ed è grazie alle persone e al lavoro di squadra che si possono progettare soluzioni innovative e allo stesso tempo utili per semplificare processi e modalità di lavoro.

Quali progetti di Digital Transformation avete in pipeline per la comunicazione interna?

Se il 2019 è stato l’anno della nuova Intranet “People”, il 2020 l’anno del remote working, il 2021 sarà l’anno di UP – Workday, la nuova piattaforma cloud e data driven che arricchirà ulteriormente il percorso verso la digitalizzazione con una più inclusiva esperienza della community Prysmian.