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L’interesse per le Intranet aziendali negli anni è cresciuto lento e inesorabile, spinto dall’opportunità tecnologica su cui potevano contare le imprese anno dopo anno. In Italia abbiamo assistito a un boom di ricerche a inizio pandemia Covid-19.
Le soluzioni digitali di collaboration e interaction con i dipendenti stanno risultando fondamentali in tempi di distanziamento sociale e lavoro da remoto. E sembra che le aziende, sempre più consapevoli del valore di questi strumenti, siano intenzionate a utilizzarli anche una volta esauritasi la crisi pandemica.
Vediamo insieme come si è giunti alla situazione attuale e cosa ci riserva il futuro.
Indice
- Le origini delle Intranet aziendali
- L’Intranet aziendale oggi
- Cosa ci riserva il futuro delle Intranet aziendali
- Gli ultimi trend delle Intranet aziendali
- L'evoluzione delle prospettive delle Intranet aziendali
- Da dove cominciare per avere una Intranet aziendale?
Le origini delle Intranet aziendali
Una Intranet aziendale non è altro che un sito web all'interno dell'azienda il cui accesso è consentito solo al personale (tutti gli impiegati, collaboratori, segretari, dirigenti e altre figure professionali che lavorano in azienda). Questo non è un fenomeno nato da poco: la prima Intranet aziendale risale agli anni 90, ma inizialmente erano considerati solo strumenti per la pubblicazione di notizie e altri documenti. Negli anni questo sistema è diventato sempre più complesso fornendo una moltitudine di servizi che è possibile utilizzare in diverse occasioni.
Ad oggi le Intranet aziendali permettono la collaborazione, la gestione dell'attività e la semplificazione di tutti i processi organizzativi. Se ogni strumento viene utilizzato nel modo giusto, è possibile anche sviluppare una vera e propria cultura aziendale da tramandare ad ogni impiegato.
In origine le Intranet erano collocate solo all'interno dell'azienda ed era quindi necessario essere presenti sul posto di lavoro per collegarsi. Oggi invece sono accessibili agli impiegati anche attraverso internet, risultando utili per coloro che si trovano nella necessità di lavorare da casa.
Chiaramente i sistemi Intranet aziendali non sono uguali per tutti, ma dipendono dalle esigenze lavorative.
L’Intranet aziendale oggi
Le Intranet aziendali possono essere considerate davvero indispensabili perché permettono di migliorare la comunicazione interna evitando non pochi problemi e garantendo un lavoro migliore al personale da remoto.
Il lavoro inutile viene ridotto in poco tempo, permettendo così al personale di concentrarsi sulle attività più importanti. I vantaggi concreti delle Intranet aziendali non riguardano solo le grandi organizzazioni presenti sul mercato mondiale, ma anche le piccole imprese che vogliono ottimizzare il lavoro e le comunicazioni.
L'utilizzo delle Intranet risulta quindi indispensabile per tutti, rafforza le capacità di controllo su tutti i processi dell'attività e rende ogni azione più flessibile.
Leggi anche: A cosa serve la intranet aziendale e come funziona
Cosa ci riserva il futuro delle Intranet aziendali
Le tecnologie stanno diventando sempre più avanzate e ad oggi i mobile worker secondo stime IDC sono circa 7 milioni su 22 milioni. Ed entro il 2022 si stima che si raggiungerà quota 10 milioni.
Questo significa che grazie alle Intranet aziendali le organizzazioni possono strutturarsi in modo da avere sempre più lavoratori in movimento o in remoto. Le postazioni di lavoro fisiche tendono ad essere sostituite da Digital Workplace, spazi di lavoro a cui si può accedere in qualsiasi momento e tramite qualsiasi dispositivo.
Il paradigma con cui si definisce il workplace sta andando a sostituire passo dopo passo quello da scrivania in ufficio ed è per questo che le nuove occupazioni ora hanno una chiave tutta digitale: l'ambiente di lavoro è oggi un ecosistema ibrido tra fisico e digitale, che nasce dall'unione di nuovi spazi e tecnologie sempre più avanzate.
L'obiettivo principale è quello di migliorare la comunicazione sia dentro che fuori l'ufficio, il lavoro di squadra e di condivisione dei contenuti è sempre messo al primo posto.
Leggi anche: 9 vantaggi di un Digital Workplace nel 2021
Gli ultimi trend delle Intranet aziendali
Ma quali sono gli aspetti principali che caratterizzeranno le Intranet nei prossimi anni? Ecco le ultime tendenze che stanno emergendo e spopolando tra le organizzazioni.
1. Massima attenzione ai bisogni e all’esperienza dei dipendenti
Ogni Intranet deve essere progettata secondo le specifiche esigenze dei suoi utenti, cioè i dipendenti. Il successo di una Intranet si misura infatti non solo dalle funzionalità e dalla usabilità, ma anche dal suo tasso di adozione. Non è inusuale imbattersi in Intranet ricche di funzionalità e dal design squisito, ma che risultano totalmente inutilizzate perché realizzate senza tener conto dell’utilizzatore finale.
Un caso di grande successo è la One Company Intranet di Prysmian Group, un internal hub di contenuti e tool, accessibili anche da mobile e da rete esterna, costruito intorno alle esigenze e alla preferenze dei dipendenti.
Una curiosità sul suo sviluppo? In fase di progettazione, parlando con gli utilizzatori finali, è emersa l’importanza di mostrare nella home un widget sull’andamento societario in borsa: un elemento che inizialmente non era stato previsto ma che, a convalida dell’importanza delle ricerche preliminari, si è mostrato di grande attrattiva per i singoli dipendenti, dato che hanno la possibilità di detenere quote societarie.
2. Possibilità di integrazione
Diciamolo subito: la taglia unica è un miraggio. Non esiste un prodotto, servizio, sistema che calzi a pennello su tutti. E non fa eccezioni la Intranet aziendale: se da una parte deve essere calibrata su determinati utenti, dall’altra deve riuscire a inserirsi in un contesto già esistente, fatto da un ecosistema di software già utilizzati e pienamente funzionanti.
Proporre un’ulteriore sistema, seppur unico e che copra tutte le funzionalità già coperte, potrebbe risultare in un autogol per l’azienda, che avrà bisogno di molto tempo per adeguarsi al nuovo sistema, smantellando al contempo quanto già presente.
Un sistema Intranet di successo, anziché cercare di sostituire tutti gli altri strumenti esterni, deve invece cercare di integrarli. Chi sviluppa le Intranet sa bene che bisogna aggiungere delle funzionalità di integrazione per rendere il sistema ancora più completo e uno dei trend è proprio questo: dare al cliente una piattaforma interna esaustiva e capace di integrarsi con quanto già esistente.
3. Sviluppo pensato per i dispositivi mobili
Dopo il passaggio dai computer desktop a quelli portatili, stiamo assistendo alla grande rivoluzione delle applicazioni per cellulare e tablet. Ad oggi è necessario che tutte le piattaforme Intranet abbiano anche a disposizione una App mobile disponibile per tutti i dipendenti, con lo scopo di permettere al lavoratore di connettersi ovunque, in qualsiasi luogo egli si trovi.
In questo periodo di lavoro da remoto, la mobile App è stata uno dei sistemi più utilizzati e, tra tutti i trend, è senza dubbio quello destinato ad una crescita maggiore.
4. Funzionalità social personalizzate
Mai sottovalutare l’importanza dell’employee engagement, soprattutto quando si parla di collaborazioni da remoto. Le funzionalità social associate a una Intranet (es. blogging o chat) possono incoraggiare la condivisione di idee e migliorare le relazioni tra i dipendenti.
Le aziende potranno così realizzare un ecosistema in cui i dipendenti possono proporre nuove idee, supportare i colleghi nella risoluzione di problemi o semplicemente scambiare opinioni su determinate tematiche.
L'evoluzione delle prospettive delle Intranet aziendali
In tempi di pandemia, il lavoro e la distanza destano molta preoccupazione, soprattutto ai vertici aziendali. Ma questo periodo storico può essere utilizzato come occasione per attuare importanti cambiamenti.
In Italia, come in altre parti del mondo, si è verificato un buon uso delle Intranet nel periodo di lockdown, tutti i dipendenti in Smart Working hanno avuto modo di sperimentare nuovi modelli di lavoro ed engagement.
Leggi il caso di successo: Roadhouse e il redesign della Intranet user-centered
Da dove cominciare per avere una Intranet aziendale?
Abbiamo capito il grande valore di una Intranet per un’azienda. Adesso non resta che rimboccarsi le maniche per poterne utilizzare una nel modo più efficace possibile.
Quello che consigliamo è di partire sempre dall’utilizzatore finale: è necessaria una analisi approfondita per progettare una Employee Experience che sia davvero personalizzata, anche sulla base dei differenti ruoli che possono esserci in azienda.
In Softec ci occupiamo da anni di disegnare o ri-disegnare le Intranet e i Digital Workplace di aziende medio-grandi, intercettando i bisogni principali e riuscendo a soddisfare in questo modo centinaia di migliaia di dipendenti sparsi in tutto il mondo.
