3 consigli per gestire le comunicazioni aziendali in una Intranet

La Intranet è una rete privata all'interno di un'azienda che consente agli utenti autorizzati di accedere e condividere informazioni, documenti e risorse. La gestione dei documenti sulla Intranet è fondamentale per garantire che l'informazione sia aggiornata, sicura e sempre accessibile esclusivamente alle persone che ne hanno bisogno.

In un periodo storico come quello attuale, in cui la quantità di dati disponibili è in costante crescita, diventa sempre più importante saper gestire efficacemente le informazioni all'interno di un'azienda. Implementando una rete Intranet puoi creare un sistema organizzato e snello per gestire un gran numero di dati, tra cui:

  • Documenti aziendali: manuali, procedure, policy, contratti, documenti finanziari e altri documenti ufficiali.
  • Informazioni del personale: profili dei dipendenti, manuali del dipendente, calendari delle assenze, moduli per le richieste di ferie e altre informazioni relative al personale.
  • Comunicazioni interne: avvisi, annunci, notizie aziendali, comunicazioni dai dirigenti e altri messaggi rivolti ai dipendenti.
  • Strumenti di collaborazione: calendari condivisi, forum di discussione, chat, condivisione di file e altri strumenti per la collaborazione tra i dipendenti.
  • Risorse aziendali: informazioni sui prodotti e servizi, cataloghi, listini prezzi, documenti di marketing e altre risorse utili per i dipendenti.
  • Applicazioni aziendali: programmi interni, applicazioni web e altre risorse informatiche utilizzate dai dipendenti per svolgere il loro lavoro.
Il risultato è un miglioramento delle performance grazie all’aumento dell’efficienza, al risparmio di tempo e denaro semplificando e automatizzando i processi interni, oltre all’incremento della sicurezza delle informazioni avendo il pieno controllo dell’accesso alle risorse.

Non è un caso che il 92% delle aziende con più di 500 dipendenti dispone di una Intranet aziendale.

Scopri l’evoluzione delle Intranet aziendali: trend e prospettive.

Ecco quali sono i 3 aspetti che devi assolutamente tenere in considerazione per implementare una gestione efficace sulla tua intranet aziendale.

1 - Navigare in modo produttivo all'interno della Intranet Aziendale

L’obiettivo di ogni azienda è aumentare l’efficienza delle proprie risorse. Per farlo, si può lavorare su diversi fronti. 
Uno di questi è il design della piattaforma Intranet. La corretta progettazione dell’interfaccia grafica è uno degli aspetti fondamentali per rendere la navigazione all’interno della rete aziendale semplice e intuitiva
Per garantire un’experience user friendly è importante creare una struttura completa e facilmente fruibile, dove al primo colpo d’occhio è facile individuare tutte le informazioni necessarie e come raggiungerle.

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Success Case Roadhouse

Un modo particolarmente efficiente per capire se la nostra Intranet ha raggiunto queste caratteristiche, è quello di chiedere direttamente agli utenti finali.
È sufficiente mostrare più opzioni ai propri collaboratori chiedendogli di scegliere la struttura con cui si trovano più a loro agio. Così puoi ricevere un rapido feedback e correggere velocemente il tiro.
Con una struttura chiara - e coerente con i diversi tipi di informazioni contenute al suo interno - una Intranet costituisce già di per sé un valido aiuto nella gestione quotidiana del lavoro.
Per renderla ancora più flessibile, è bene aggiungere una casella di ricerca per permettere agli utenti di cercare rapidamente informazioni e risorse. Questo piccolo accorgimento consentirà di risparmiare ulteriore tempo nella ricerca tra le varie categorie di disponibili.
Ulteriori strumenti di semplificazione sono i segnalibri o i preferiti - per salvare i link delle pagine più spesso visitate - oltre alla funzione di condivisione con i colleghi.
Tramite una Intranet correttamente progettata, sarà più semplice per i lavoratori aggiornare le proprie informazioni personali - come mansioni e recapiti - per essere sempre rintracciabili e assicurarsi di ricevere comunicazioni importanti.

Quelle di cui abbiamo appena parlato sono le funzionalità basilari; dei veri e propri pilastri della Intranet che permettono una più rapida organizzazione del proprio lavoro, una migliore collaborazione con i colleghi e un ottimale utilizzo degli strumenti disponibili.

2 – Creare un sistema di organizzazione Intranet efficace

La categorizzazione è il metodo di organizzazione più efficace per trovare rapidamente ciò che si cerca.
Una buona pratica è quella di utilizzare un sistema gerarchico per organizzare categorie e sottocategorie. Ad esempio, si può creare una categoria per ogni tipologia di evento/azione da fare, come tra Comunicazioni, Documenti, Azioni, Eventi, Rubrica e Tools. 

Intranet organizzazione cartelle
All'interno delle categorie si può fare una distinzione in base allo stato di avanzamento del progetto o per tipo di documento. 
Per i documenti potrebbe essere: Regolamento Aziendale, Statuto Aziendale, Documenti RH, Onboarding. Così sarà semplice individuare la sottocategoria in cui si trova un determinato documento.
È fondamentale - in questo tipo di organizzazione - nominare le comunicazioni e i documenti con parole chiave che descrivano il contenuto, in modo da sfruttare la funzione di ricerca interna per avere un risultato immediato.
Non sono adatti nomi composti da caratteri alfanumerici senza una logica o generici come “documento”.
Si può anche utilizzare un tag sottocategoria per indicare che si tratta di un documento relativo a un progetto, e specificare una parola chiave per indicare che si tratta di un documento relativo ad una specifica fase di progettazione.

In generale, la creazione di un sistema di organizzazione efficace richiede di adottare una metodologia di organizzazione dei documenti, di utilizzare tag e parole chiave per descrivere i documenti e di utilizzare una denominazione coerente e descrittiva per i documenti.

3 - Utilizzare un software per gestire le comunicazioni aziendali

Finora ci siamo concentrati sugli utenti che devono consultare una Intranet aziendale per ricevere le informazioni di cui hanno bisogno. Ma ci sono anche altre figure che si devono interfacciare con questo sistema: stiamo parlando delle risorse che si occupano di divulgare le comunicazioni aziendali e di caricare i documenti.                                                                                                                  Ebbene, anche per loro abbiamo un consiglio per migliorare l’efficienza e la gestione del tempo: adottare un software di gestione documenti che consenta di creare, modificare, condividere e gestire i documenti in modo efficace.                                                                                                              Molto spesso, questo tipo di software offre funzioni avanzate come quella di monitoraggio degli accessi - per vedere chi e quando accede ai documenti e che cosa viene modificato grazie alla cronologia delle versioni - oltre a consentire di ricevere feedback per migliorare la propria attività.

L’obiettivo di un software è quello di rendere semplice e veloce la gestione di tutte le informazioni aziendali. È molto importante formare le persone che si occuperanno di queste attività sull’utilizzo del software così da prendere dimestichezza con lo strumento e velocizzare il passaggio a un nuovo modo di comunicazione aziendale.

Sicurezza Intranet

La sicurezza: il plus di una rete Intranet aziendale

Indubbiamente, il fattore sicurezza è quello più importante per le aziende, quando si tratta di divulgare informazioni e dati aziendali.

Con una Intranet tutti i documenti e le risorse saranno sempre sotto il tuo controllo se seguirai queste due best practice per rendere sicura la rete:

  • Condividere i documenti solo con le persone autorizzate: per garantire la sicurezza dei documenti e successivamente monitorare gli accessi, ma anche per identificare usi anomali o non autorizzati.
  • Effettuare regolari backup: per evitare la perdita di comunicazioni e documenti importanti.
In sintesi, possiamo affermare con certezza che avere un layout grafico user friendly, organizzare i documenti in categorie, sottocategorie e tag impiegando parole chiave, e utilizzare un software di gestione, permette alla tua Intranet aziendale di essere altamente efficiente e alla tua azienda di performare ancora meglio.

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