Dal Digital Workplace alla Phygital Enterprise: quali sono i vantaggi?

Il Digital Workplace si riferisce a un ambiente di lavoro digitale che, grazie all’utilizzo di strumenti digitali, permette ai dipendenti di lavorare in modo efficiente e collaborativo, migliorando la comunicazione, l’accesso, la condivisione e l’aggiornamento di informazioni e contenuti.

La Phygital Enterprise, può essere vista come l'evoluzione naturale del Digital Workplace, differenziandosi da quest'ultimo per l’adozione di tre pilastri fondamentali: Internet of Things, Big Data e Machine Learning. 

Grazie a tecnologie come chatbot, assistenti virtuali, reti di sensori e smart device, la Phygital Enterprise riesce a integrare l'interno e l'esterno delle aziende in un unico ecosistema dinamico e interconnesso, dando vita a esperienze lavorative sempre più coinvolgenti e appaganti per i dipendenti.

Un recente studio, condotto dalla società di consulenza statunitense Gallup (The Future of Hybrid Work: 5 Key Questions Answered With Data) su oltre 140.000 lavoratori, ha evidenziato come il lavoro ibrido sia destinato a diventare la modalità più diffusa nel prossimo futuro. 

La tecnologia offre numerosi vantaggi in questo ambito, ma la presenza di un luogo fisico in cui incontrarsi consente ai lavoratori di interagire direttamente con i colleghi e di sentirsi più connessi all'organizzazione. 

È proprio dall'incontro tra gli aspetti fisici e digitali nel mondo del lavoro che nascono le Phygital Enterprise, organizzazioni innovative che sfruttano al meglio le potenzialità di entrambi gli ambiti per creare un'esperienza lavorativa ottimale e coinvolgente.

Phygital Enterprise: il processo evolutivo

La trasformazione degli ambienti di lavoro attraverso la tecnologia si è evoluta in modo significativo, passando attraverso cinque fasi principali.

La fase “Intranet 1.0” ha riguardato semplicemente lo sviluppo di website per dipendenti, volti a fornire un mezzo unificato e rapido per la condivisione di informazioni, la costruzione dell'identità aziendale e il rafforzamento dei valori dell'organizzazione. Questo ha permesso ai dipendenti di lavorare in modo più coordinato e produttivo, aumentando la loro efficienza e la qualità del lavoro svolto.

Con “l'Intranet 2.0”, l'aggiunta di ambienti collaborativi virtuali interni all'azienda ha permesso di migliorare ulteriormente l'interazione e la cooperazione tra i dipendenti, facilitando la condivisione di conoscenze e competenze, e promuovendo la nascita di team più coesi e motivati.

Nella fase del “Social Intranet”, le dimensioni relazionali diventano strategiche, grazie all'introduzione di strumenti come tagging, wiki, blog e forum, che hanno favorito la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, incrementando il senso di appartenenza e l'identità dell'azienda.

Con l'avvento del “Digital Workplace”, si è assistito allo sviluppo di ambienti partecipativi ancora più avanzati e all'integrazione delle Intranet con portali esterni all'organizzazione. Ciò ha ampliato le possibilità di interazione e cooperazione tra i dipendenti e le parti interessate esterne, generando un'esperienza di lavoro più aperta, inclusiva e orientata al raggiungimento degli obiettivi comuni.

Infine, la “Phygital Enterprise” rappresenta l'ultimo stadio dell’evoluzione, in cui gli aspetti digitali si fondono con il mondo reale, creando un'esperienza olistica e integrata per i dipendenti e le parti interessate. L'obiettivo è quello di valorizzare appieno le potenzialità dei singoli individui e del team. 

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Le caratteristiche della Phygital Enterprise

La Phygital Enterprise si caratterizza per alcuni elementi chiave, tra cui:

• Spazio flessibile: uno spazio di lavoro flessibile che combina home office, mobile office, uffici temporanei e ambienti virtuali per i collaboratori e i loro team. Questo permette ai dipendenti di adeguare l'ambiente di lavoro alle proprie esigenze e a quelle del team.
• Sostenibilità: un approccio ecologico che valorizza il risparmio energetico, il riciclaggio, la rigenerazione dei materiali e la sostenibilità. Ciò significa che l'azienda adotta politiche e strategie orientate alla riduzione dell'impatto ambientale, favorendo l'utilizzo di materiali sostenibili e la riduzione del consumo di energia.
• Tempo flessibile: una gestione flessibile del tempo che prevede orari personalizzabili, job sharing e settimane lavorative compresse, per garantire un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Questo approccio innovativo alla gestione del tempo è in grado di migliorare la qualità della vita dei collaboratori, riducendo lo stress e favorendo un maggiore coinvolgimento e motivazione.
• Condivisione: una cultura della condivisione, con soluzioni intelligenti per il trasporto, l'uso degli uffici, delle attrezzature, della documentazione e delle competenze.
• Salute e sicurezza: un ambiente lavorativo salutare e sicuro, con attenzione alla qualità del cibo, dell'aria e della luce, e dotato di attrezzature tecnologiche sofisticate per garantire la massima sicurezza. Questo crea un ambiente in cui i dipendenti possono esprimere al meglio le proprie potenzialità e ridurre il rischio di burnout.

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I vantaggi di una Phygital Enterprise

Adottare un modello di Phygital Enterprise offre numerosi vantaggi sia per l'impresa che per i lavoratori, garantendo un impatto positivo sull'ambiente.

Vediamo i principali. 

Le persone sono al centro dell'organizzazione

In un'organizzazione Phygital, le persone sono al centro dell'attenzione, poiché il lavoro è svolto in modo più flessibile e in un'ottica di maggiore equilibrio tra vita privata e professionale. 

Questo approccio innovativo è in grado di favorire un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, aumentare la motivazione e la produttività, migliorare l'accesso ai talenti e la loro qualità, generando una cultura aziendale più forte e coesa.

Risparmio dei costi

La gestione di spazi di lavoro ridotti e modulabili consente un notevole risparmio per l'azienda, sia in termini di costi di gestione e manutenzione degli spazi, che di acquisto di attrezzature e strumenti di lavoro. 

Ciò significa che i dipendenti possono lavorare in ambienti più confortevoli, adattati alle loro esigenze, e l'azienda può investire in modo più mirato e intelligente le risorse disponibili.

Riduzione delle emissioni di CO2

La riduzione delle emissioni di CO2 è un altro vantaggio importante derivante dall'adozione di un modello di Phygital Enterprise. 

Una forza lavoro più distribuita implica minori emissioni dovute a viaggi e pendolarismo: la possibilità di organizzare riunioni virtuali e di lavorare da remoto significa che i dipendenti possono evitare gli spostamenti inutili e ridurre l'impatto ambientale legato alle attività lavorative.

L’importanza degli spazi di lavoro

Per poter adottare un approccio Phygital Enterprise, è fondamentale prevedere spazi di lavoro pensati e articolati per quattro tipologie di attività ben distinte: 

1. Lavoro concentrato-individuale: scrivere una relazione, fare una presentazione o leggere e analizzare un report.
2. Lavoro creativo-individuale: sviluppare nuove idee, scrivere un libro o un articolo, realizzare un progetto artistico.
3. Lavoro concentrato-collettivo: partecipare a una riunione per definire un piano d'azione, sviluppare una strategia per il lancio di un prodotto, discutere su un tema specifico.
4. Lavoro creativo-collettivo: partecipare a un workshop di ideazione di nuovi prodotti o servizi, svolgere un brainstorming per risolvere un problema, organizzare un evento creativo come un concerto o una mostra d'arte.

In questo modo, ogni dipendente può muoversi da una tipologia di spazio a un’altra, trovando ogni volta l'ambiente ideale per svolgere il proprio lavoro in modo ottimale.

Come costruire una Phygital Enterprise 

La trasformazione in una Phygital Enterprise richiede una pianificazione accurata e la predisposizione a un costante aggiornamento. Non è un cambiamento che si può attuare da un giorno all'altro, ma è necessario un processo graduale che coinvolga tutti i membri dell'organizzazione. 

Innanzitutto, bisogna eseguire un'analisi approfondita dello stato attuale dell'ufficio, identificando le esigenze specifiche del business e le eventuali criticità da risolvere. Questo è il punto di partenza per delineare la configurazione futura alla quale si ambisce, basata sulle specifiche esigenze aziendali.

Successivamente, è importante valutare la disponibilità dei dipendenti ad adattarsi al nuovo modo di lavorare "phygital".

Un altro aspetto importante è il coinvolgimento di tutti i membri dell'organizzazione nella fase di progettazione. Se i dipendenti non sono abituati a utilizzare gli strumenti di digital communication o il digital team working, la trasformazione in una Phygital Enterprise potrebbe essere traumatica e generare problemi di produttività. Per questo motivo, è indispensabile predisporre dei programmi di formazione ad hoc e distribuire una survey interna per comprendere le eventuali resistenze o ostacoli che potrebbero emergere.

La formazione non dovrebbe essere vista come un evento a breve termine, ma come un processo continuo, per consentire ai collaboratori di acquisire le soft skill necessarie per affrontare le sfide future. 

Inoltre, il cambiamento deve essere graduale, con l'implementazione delle modifiche step by step, per dare ai dipendenti il tempo di adattarsi a ogni fase del processo. Questo evita che i collaboatori si sentano sopraffatti da stravolgimenti inaspettati e favorisce un adattamento graduale.

Infine, è importante monitorare e valutare i risultati ottenuti. Ciò consente di identificare rapidamente eventuali problemi e ricalibrare il percorso di conseguenza. In questo modo, sarà possibile progettare un ambiente di lavoro all'avanguardia e adeguato alle esigenze del business, senza mettere a rischio la produttività e il benessere dei dipendenti.

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Conclusioni

Oggi, le aziende di maggior successo sul mercato sono quelle che sanno interpretare ed utilizzare enormi quantità di dati (Big Data) per soddisfare sempre di più i loro clienti. Tuttavia, la semplice raccolta dei dati non è sufficiente. Per essere competitivi, è necessario affinare costantemente la capacità di lettura dei dati con l'utilizzo del Machine Learning, ovvero con l'impiego di algoritmi intelligenti capaci di imparare dalla loro stessa esperienza per elaborare soluzioni digitali sempre più valide e appaganti.

Inoltre, tali aziende estendono costantemente le loro capacità, protendendosi dal mondo digitale al mondo fisico e ideando esperienze estremamente innovative. Queste esperienze sono spesso basate sull'Internet of Things (IoT), e caratterizzate dalla loro complessità tecnica ma semplicità d'uso per l'utente finale. 

Tutto ciò perché le esperienze ideate sono assolutamente customer-centric, ovvero progettate esclusivamente per soddisfare le esigenze dei clienti.

Per costruire la Physical Enterprise, è necessario portare il concetto di collaborazione alle sue conseguenze più avanzate, coinvolgendo non solo i rapporti tra le persone, ma anche quelli tra persone e macchine e tra macchine stesse. L'interazione tra interfacce conversazionali (chatbot), algoritmi di AI (Artificial Intelligence), Big Data, Machine Learning, reti di sensori e IoT è ciò che permette alle aziende di creare esperienze di lavoro altamente vantaggiose in termini di redditività e di soddisfazione del personale.

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