HR automation: la guida alla semplificazione dei processi interni

Pile di CV da visionare, cartelle dei dipendenti da aggiornare, corsi sulla sicurezza da certificare: il responsabile HR nell’immaginario comune è raffigurato immerso tra fogli da riempire e scartoffie da firmare.

Negli ultimi tempi stiamo assistendo però a un cambiamento di paradigma: la dematerializzazione sta prendendo sempre più piede nelle aziende, accompagnata dall’ingresso di nuove tecnologie che coinvolgono e supportano tutti i reparti aziendali. HR incluso.

Uno degli aspetti più interessanti per i team delle risorse umane è l’automazione: vediamo insieme in che modo le aziende possano beneficiare dell’HR automation.

Indice

• Che cos’è l’HR automation?
• Quali sono i benefici dell’HR automation?
• Quali processi HR è possibile automatizzare?
• Gli strumenti necessari all’HR automation

Che cos’è l’HR automation?

L'HR automation è il processo di miglioramento dell'efficienza del reparto delle risorse umane: senza nulla togliere in termini di qualità, l’automazione dei processi HR consente di risparmiare tempo liberandosi dalle attività manuali e ripetitive (e, spesso, noiose!), riuscendo a prestare più attenzione ad attività di maggior valore.

Quali sono i benefici dell’HR automation?

Automatizzando i processi HR, è possibile ottenere molti benefici:

• maggior allineamento tra i reparti (non solo HR)
• visibilità del dato sempre aggiornata
• più semplicità nella gestione dei processi, grazie alle notifiche e agli alert automatici
• abbattimento degli errori dovuti alla trascrizione manuale dei dati
• maggior coinvolgimento dei dipendenti
• standardizzazione delle comunicazioni 
• minor tempo speso su ciascun dipendente (scalabilità)
• maggior produttività del team HR
• miglioramento generale dell’Employer Branding

Quali processi HR è possibile automatizzare?

Secondo un recente report di KPMG, quasi tutte le attività HR possono in qualche modo essere supportate dall’automazione. Ma vediamo in quali attività l’HR automation può davvero fare la differenza.

A. Processo di Recruiting

Quale che sia la strategia di recruiting adottata, c’è sempre una prima fase di contatto. Può trattarsi dell’inoltro di una candidatura sul sito, dell’iscrizione a una piattaforma di gamification recruiting, della mail arrivata dall’head hunter: in ogni caso, è necessario procedere con una primissima scrematura dei candidati.

Una possibilità è quella di individuare determinati criteri in grado di assegnare un punteggio al candidato sulla base delle informazioni fornite. Voto di laurea? Anni di esperienza? Grado di seniority? Si raccomanda comunque una certa flessibilità a riguardo o comunque una definizione di criteri non troppo stringenti, per evitare di scartare candidati in realtà più che idonei.

Al di là del punteggio, sicuramente può essere utile notificare in automatico le persone che dovranno valutare il candidato. Il reparto HR e/o i vari team leader di riferimento per ciascuna area dell’azienda.

Inoltre, per i più sbadati, potrebbe essere richiesta l’impostazione di alert che si attivino qualora il candidato non sia stato valutato entro un certo periodo di tempo: in fase di recruiting è importantissimo che ogni candidato riceva una risposta, anche in maniera automatica!

Leggi anche: Come migliorare la candidate experience (e perché dovresti farlo subito)

B. Processo di Onboarding

Il processo di Onboarding si presta in particolar modo all’adozione di automazioni. Considera quante informazioni deve ricevere un nuovo dipendente fin dai primi giorni in azienda. Regolamenti aziendali, processi di rendicontazione, metodi di comunicazione con i Clienti, gerarchie aziendali… tantissime cosa da imparare quanto prima per riuscire ad essere pienamente operativo!

Leggi anche: 4 passi per velocizzare il processo di onboarding in azienda

L’HR automation può intervenire più che efficacemente in questa fase, fornendo al nuovo assunto le istruzioni necessarie giorno dopo giorno. In questo modo, niente sarà più lasciato al caso o alla memoria dei vari responsabili, ma il processo sarà scandito da comunicazioni regolari e legate a notifiche e alert sia nei confronti del nuovo assunto che verso il reparto HR, che in questo modo potrà essere sempre allineato sullo stato di avanzamento dell’Onboarding di ciascun dipendente.

C. Processo di Formazione

La formazione può essere pianificata per i dipendenti sulla base di diversi motivi: per accrescere le competenze di un nuovo assunto, per verticalizzare una risorsa su un determinato contesto, per mantenere una partnership o per mille altri motivi. Ma in ogni caso, la formazione e certificazione di determinate competenze può beneficiare dell’automazione.

È infatti possibile impostare notifiche e alert che consentano al dipendente di completare i propri corsi di formazione con successo entro determinati tempi. Oggi esistono strumenti che addirittura permettono di ricorrere a strategie di Gamification per incentivare i dipendenti a proseguire nel loro percorso di studi.

D. Processo di Retention

L’HR automation interviene anche nella retention dei dipendenti. In che modo? Garantendo una relazione costante con il dipendente, che, soprattutto in periodi di Smart Working, potrebbe accusare la lontananza dall’azienda e sentirsi messo ai margini della stessa.

Leggi anche: Employee retention: come valorizzare e fidelizzare il dipendente

Comunicazioni automatiche su ciò che accade in azienda (nuovo progetto, nuovo collega, nuova partnership) possono aiutare il dipendente a rimanere sempre aggiornato sulle ultime novità e a sentirsi parte di una seconda famiglia. Impostando le giuste automazioni, non sarà necessario perdere tempo dietro a lunghe e tediose email manuali.

Gli strumenti necessari all’HR automation

Per automatizzare i processi è necessario ricorrere agli strumenti giusti. Esistono software che consentono agli HR di seguire tutti i processi di cui abbiamo parlato finora e permettendo di impostare tutte le automazioni necessarie.

Noi in Softec abbiamo adottato con grande soddisfazione HubSpot per l’automazione dei nostri processi HR. Il risultato? Aggiornamenti periodici ai dipendenti riguardo alle ultime novità in azienda, processo di Onboarding completamente automatizzato, maggior coinvolgimento dei dipendenti.

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