Intranet from scratch: come personalizzare il tuo workplace
Fino a qualche anno fa le aziende si trovavano davanti ad una scelta standardizzata di reti Intranet e dovevano essere loro ad adattarsi a questo tipo di tecnologia. Oggi, invece, è possibile personalizzare il workflow in base alle esigenze della tua azienda e creare la propria Intranet from scratch.
Prima di scegliere di usare una Intranet è importante comprendere i vantaggi di creare una rete personalizzata. La Intranet è una rete privata che viene utilizzata all'interno di un'organizzazione.
Continua a leggere per saperne di più e scoprire casi studio di successo di alcune aziende che hanno utilizzato delle reti Intranet personalizzate.
Cos’è una Intranet Aziendale e perché sceglierla?
Una Intranet è una rete informatica privata che viene utilizzata all'interno di un contesto ben definito, ad esempio un'azienda.
La caratteristica principale è che questo tipo di rete è riservata solo ai membri di quell’azienda (dipendenti e collaboratori), e lì vengono condivise e circolano informazioni e documenti utili, in modo organizzato e sicuro.
Le motivazioni che portano le aziende a scegliere di creare una rete Intranet sono molteplici. Le più importanti sono 3:
- Migliore comunicazione interna: una Intranet aziendale costituisce un canale privilegiato e centralizzato per la comunicazione tra dipendenti, consentendo loro di condividere informazioni e documenti in modo rapido ed efficiente. Il metodo più utilizzato per creare engagement tra colleghi e migliorare la coesione è la creazione di newsletter e blog - molto utile in caso di team diffusi per presentarsi e conoscersi anche da remoto. Dai un’occhiata ai nostri 3 consigli per gestire le comunicazioni aziendali in una Intranet.
- Più semplice accesso alle informazioni: con una Intranet aziendale, i dipendenti possono accedere alle informazioni aziendali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, purché abbiano una connessione Internet. Con una capillare organizzazione e catalogazione dei contenuti, non c’è il rischio di perdere tempo nella ricerca, aumentando l’efficienza e la produttività.
- Maggiori misure di sicurezza: la cybersecurity è già da tempo un aspetto fondamentale per le aziende, ancor più quando si tratta di informazioni e dati sensibili e confidenziali. Una rete Intranet è per sua natura più sicura perché garantisce che soltanto le persone autorizzate possano accedere alle informazioni, riducendo il rischio di perdita o divulgazione accidentale di dati aziendali. A ciò si possono integrare ulteriori misure di sicurezza per proteggere ulteriormente le aree più a rischio.
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Intranet from scratch: la tua personale rete aziendale
Una Intranet from scratch dà all'azienda la possibilità di personalizzare il proprio workplace in base ai bisogni ed esigenze dell'organizzazione, a differenza di quanto succedeva fino a poco tempo fa: chi sceglieva di costruire una di queste reti riceveva un prodotto standard, non modificabile, ed era quindi l’intera organizzazione ad adattarsi alla tecnologia.
Oggi, invece, puoi creare la tua personale rete aziendale, capace di rispondere alle necessità di lavoro dei tuoi dipendenti e collaboratori, siano essi interni o esterni, dando vita a un workplace organizzato, funzionale e sempre aggiornato.
Vuoi saperne di più? Dai un’occhiata a L'evoluzione delle Intranet aziendali: trend e prospettive.
Ma quando si parla di personalizzazione, cosa si intende?
Per progettare una Intranet che risponda alle esigenze dell'azienda e degli utenti, è importante seguire alcuni consigli:
- Condividere all'interno dell'organizzazione, gli obiettivi principali per cui stiamo creando questa rete (alcuni dei più comuni riguardano: la comunicazione interna e, negli ultimi anni con lo sviluppo dello smart working, il coinvolgimento dei collaboratori).
- Coinvolgere attivamente tutte le parti in causa sottoponendo sondaggi, chiedendo feedback e spronando a condividere le loro osservazioni, per integrarle al meglio nella fase di progettazione (un esempio: far valutare e testare l'usabilità e l’accessibilità della bozza del progetto in modo da avere un riscontro immediato sulla facilità di navigazione e di reperimento di informazioni utili).
- Generare e pubblicare contenuti di qualità: la Intranet dovrà fornire informazioni chiave aggiornate, affidabili e verificate.
- Monitorare i principali KPI per avere un aggiornamento periodico su quali sono le informazioni più richieste oppure i contenuti più interessanti, oltre ad aggregare richieste derivanti da feedback.
Per far sì che la tua rete Intranet sia davvero uno strumento efficace e utile, è indispensabile ragionare in ottica user-centica, cioè partire dalle necessità degli utenti che vi accederanno, siano essi collaboratori, partner o clienti.
Il Design delle Intranet Aziendali
Il design delle intranet aziendali è fondamentale per garantire un'esperienza efficiente e funzionale per gli utenti. Di seguito analizzeremo le diverse componenti fondamentali del design delle intranet aziendali:
- La digital identity è essenziale per stabilire un'identità riconoscibile e professionale dell'organizzazione. Gli elementi principali sono: il logo, i colori del marchio e lo stile, che devono poi essere utilizzati in modo coerente in tutta la rete.
- L'information architecture serve per strutturare l'organizzazione dei contenuti all'interno dell'intranet, che determina come le informazioni saranno presentate agli utenti. Il principale obiettivo di questa fase è permettere agli utenti di trovare il più velocemente e facilmente possibile quello che stanno cercando. Per fare ciò è necessario analizzare e far testare le funzionalità a chi poi farà uso della rete.
- Il visual design ovvero l'aspetto estetico che avrà l'intranet. In questa fase rientrano la scelta dei colori, delle icone, delle immagini e dei layout. Questi aspetti permettono di facilitare la lettura e la comprensione delle informazioni.
- L'interactive prototype design è il momento dove il prototipo interattivo prende forma ed è testabile da parte di tutti gli stakeholder dell’organizzazione. E’ la fase più importante perchè permette di ottenere feedback su funzionalità e usabilità da una parte degli stessi utenti che la useranno periodicamente.
- Gli usability test sono fondamentali per individuare tutti quegli errori e criticità inaspettati e migliorare subito il prodotto prima di mettere mano al codice. Questo permette di valutare l'efficacia e l'efficienza dell'intranet.
- La design optimization for development si concentra sull'ottimizzazione del design per facilitare la fase di sviluppo e garantire che l'intranet sia facile da mantenere e adattabile alle esigenze future dell'azienda. Ciò permette di standardizzare le componenti dell’UI e la creazione di best practice per lo sviluppo.
Il design delle intranet aziendali è un processo complesso che richiede accuratezza in tutte le fasi, clicca sul banner qui sotto per dare un’occhiata al progetto di redesign della rete Intranet di Roadhouse.
