Facility Management Integrato: come robot e automazione possono aiutare a ridurre i costi

Attualmente il mondo sta attraversando la fase volta all'eradicazione del virus, grazie al fatto che abbiamo ormai una conoscenza più approfondita del COVID-19 ed è urgente riprendere le attività economiche e commerciali.

Tuttavia, la pandemia ha colpito non pochi settori e ora le aziende stanno cercando un modo per adattarsi alla nuova normalità, limitando i costi. Le società di facility management, che aiutano le aziende a contenere i costi operativi, si trovano ad offrire molteplici servizi, i cui costi talvolta risultano più alti in questo periodo.

Considerato che l'automazione è al centro dell'ottimizzazione dei processi e della riduzione dei costi, robot come Pepper ricoprono un ruolo chiave nello scenario attuale. Infatti le sue funzionalità, quali il riconoscimento della mascherina, la navigazione autonoma o la comunicazione empatica, sono elementi tanto importanti che le società di facility management dovrebbero considerare di includerli nel proprio portfolio.

E mentre noi ci stiamo abituando alla nuova normalità, le aziende fanno altrettanto, conformandosi alle nuove circostanze determinate dal COVID-19. Di certo non è un segreto che molti settori siano stati pesantemente colpiti dalla pandemia, in particolare quello turistico e quello della distribuzione al dettaglio: secondo uno studio condotto da Forrester, la riduzione delle entrate ammonta al 70%, mentre il giro d'affari si è ridotto di una cifra compresa tra il 70% e il 90%.

Sulla stessa linea d'onda, in base a quanto riportato da altre ricerche da loro condotte, si giunge alla conclusione che al momento ci troviamo nella terza fase della gestione della pandemia. Questo si evince dal fatto che i protocolli adottati si sono dimostrati efficaci nel combattere il virus, perciò sono passati dall'essere dei meri protocolli a diventare la vera e propria “nuova normalità” o, almeno, parte integrante delle nostre vite.

Inoltre a seguito di una una maggiore esposizione al virus, i medici ora sanno come intervenire in maniera specifica rispetto all'inizio della pandemia. Perciò le attività devono tenere in considerazione questi elementi poiché ora caratterizzano le aspettative dei clienti. Quindi come possono le attività adattarsi alla nuova normalità, offrendo un'esperienza rinnovata ai loro clienti, visitatori e dipendenti, riuscendo allo stesso tempo a contenere i costi?

Tra le priorità centrali che le attività devono gestire troviamo l'OPEX, per cui gran parte delle volte è molto difficile riuscire a rimanere nel budget senza incappare in ulteriori sacrifici nel corso del tempo. In ogni caso, l'OPEX è un modo smart per riuscire a tenere bassi i costi, evitando ingenti investimenti di CAPEX.

Investire nei servizi o svilupparli internamente?

Per molte aziende, affidare alcuni servizi a società di facility management può aiutare a rendere le cose più semplici e meno costose nel lungo periodo. In questo modo le spese in conto capitale si trasformano in spese operative.

Poiché l'obiettivo a lungo termine è la convenienza, le società di facility management devono fare in modo di offrire soluzioni innovative e automatizzate per garantire tale vantaggio ai propri clienti.

Ma entriamo più nel dettaglio di OPEX e CAPEX.

OPEX

L'Opex ha il vantaggio di lasciar gestire a terze parti alcuni processi operativi all'interno della tua azienda per cui non si richiede un ulteriore investimento al di fuori di quanto già accordato da contratto: i servizi sono preesistenti e la manutenzione è gestita da coloro che forniscono il servizio.

In questo modo si riducono notevolmente i costi operativi e di investimento. Questo genere di servizi comprende quelli di consegna a domicilio a opera di terze parti per i ristoranti o le imprese di pulizie per gli uffici.

Per quanto riguarda la tecnologia, invece, si deve garantire che software e hardware siano soggetti a regolare manutenzione, vengano aggiornati e riparati quando necessario, senza costi aggiuntivi nella maggior parte dei casi. Le società di facility management offrono questo tipo di servizi, talvolta specializzandosi solo in alcuni più specifici e di nicchia.

CAPEX

Il CAPEX è utile principalmente a start-up, multinazionali e aziende tech. Investire nelle proprie risorse può sembrare una buona idea sulla carta per costruire delle basi solide e avere un ottimo selling point. Tuttavia, come già citato prima, il ritorno di investimento (ROI) può essere minimo.

L'investimento in software e hardware proprietari può comportare processi di sviluppo costosi e troppo lunghi, per cui, al loro completamento, potrebbero risultare già obsoleti. L'hardware richiede manutenzione e aggiornamenti costanti, facendo aumentare i costi. Ad ogni modo, possedere l'attrezzatura permette di avere già un asset interno.

OPEX o CAPEX nell'era Post-COVID?

In questo periodo caratterizzato da incertezza, scegliere in cosa investire è fondamentale, ma è parimenti complesso.

Per esempio, per i commercianti investire in misure di prevenzione, come la disinfezione costante, i dispositivi di protezione alle casse, l'incremento dei servizi di sicurezza, è importante. Tuttavia, al momento l'implementazione è complessa vista la necessità di mantenere i costi al minimo.

In molti posti è stato necessario ridurre il numero dei dipendenti per garantire un ambiente sicuro a clienti e impiegati, così come introdurre ingressi contingentati e diminuire le ore di attività.

Trovare soluzioni non è semplice e ogni caso è a sé stante. Nel prossimo paragrafo affronteremo alcuni elementi da tenere in considerazione nel momento in cui si pianifica un investimento.

L'automazione là dove serve

Lo studio condotto da Forrester sulle quattro fasi della pandemia, come citato precedentemente, sostiene che stiamo attraversando la quarta: l'eradicazione.

Secondo Forrester, infatti, in questa fase “i protocolli di gestione pandemica vanno a determinare il nostro futuro modo di lavorare, viaggiare, stare insieme, mangiare, muoversi e rimanere connessi”.

Alla luce di ciò, gestire le code e i clienti dovrebbe essere una priorità centrale per le attività, dal ritiro di un ordine nel modo più veloce possibile e senza contatto, al check-in in hotel per gli ospiti. I clienti oggi hanno alte aspettative circa la loro esperienza (in negozio, in hotel, in viaggio ecc) esacerbate dalla pandemia del COVID-19. Infine, ci sono dei punti dolenti che spesso vengono dimenticati quando si parla di gestione di code e clienti:

• L'ordine non risulta pronto per il ritiro, nonostante fosse stato comunicato il contrario.
• La riduzione del personale rende difficile assistere adeguatamente i clienti, e i lavori manuali richiedono più tempo. Tutto questo può causare tempi d'attesa più lunghi.
• La mancanza di automazione può determinare che si perda traccia di alcune comunicazioni o attività lungo la catena di produzione.

Cosa si può fare per ottimizzare, ridurre OPEX, CAPEX e i disagi per clienti e visitatori? L'automazione è la risposta.

Ottimizzando i processi si può ridurre il carico di lavoro del personale e migliorare la customer experience sia di clienti che visitatori, eliminando alcuni passaggi e tagliando, così, i costi sul lungo corso.

Come si fa a implementare l'automazione? La tecnologia è la soluzione che permette di introdurre l'automazione sia nei posti di lavoro che negli esercizi commerciali. Robot umanoidi, robot per la pulizia, pagamenti contactless, codici QR, sono alcune delle soluzioni per automatizzare i processi nel contesto attuale, e aiutare il personale e i clienti a difendersi dal virus.

In molti casi, investire in attrezzatura è molto costoso e non sembra essere una buona idea. Per questo le società di facility management sono utili perché offrono tutti questi servizi in una volta sola.

Come detto precedentemente, offrono servizi di manutenzione e sostituzione, pulizie e reception aziendale. Alla luce della situazione pandemica attuale, una delle più importanti società di facility management, SODExo, ha istituito diversi servizi per aiutare le aziende a ripartire, adattandosi alla nuova normalità. Infatti offre molteplici servizi come il controllo della temperatura, l'implementazione di un'infrastruttura digitale per lo smart working, coordinamento e gestione dello spazio di lavoro e molto altro, permettendo alle aziende di tenere come focus la sicurezza e la soddisfazione di clienti e dipendenti.

Tuttavia, per le aziende di facility management, questi servizi hanno prezzi di vendita alti e, forse, riuscire a offrirli tutti potrebbe finire per risultare ancora più costoso. Ed è proprio qui che interviene l'automazione.

I servizi di pulizia possono essere automatizzati grazie allo strumento giusto, come il robot Whiz: costa meno offrire un servizio efficiente e automatizzato. Anche nel retail, in alcuni touchpoint i clienti ordinano, ritirano il prodotto e pagano in maniera contactless. Ci sono tantissime opzioni di automazione per aiutare a condensare molteplici servizi per offrirne uno meno costoso e più efficiente, pure con l'aggiunta di una totale sicurezza in epoca di pandemia. Robot versatili come Pepper possono essere adattati a eseguire diversi task, e non solo uno specifico.

Pepper, il robot versatile: il miglior alleato per l'automazione dei tuoi servizi

La nostra star, Pepper, è un robot molto capace ed eclettico, in particolare fa sì che il processo di automazione e ottimizzazione si svolga senza intoppi.

Per esempio, se sincronizzato con un VM2 (Visitor Management Software), Pepper è in grado di gestire gli ospiti e supportare il receptionist nel suo lavoro. Per fare il check-in gli ospiti devono semplicemente scannerizzare il QR code ricevuto. Questo potrebbe funzionare nell'atrio di un albergo, dove per esempio i concierge dovrebbero controllare la temperatura o gestire qualunque richiesta del cliente.

In maniera simile, negli spazi pubblici, Pepper può fornire ai visitatori quelle raccomandazioni di salute pubblica, mostrare l'ambiente o, per esempio, in un negozio suggerire alcune offerte al momento disponibili. E proprio grazie alle migliorie apportate alla funzione di navigazione che Pepper ora è anche in grado di portare in giro i clienti in un grande centro commerciale.

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