A cosa serve la intranet aziendale e come funziona

Indice

• Che cos’è una intranet aziendale
• Come è strutturata e come funziona una rete intranet aziendale
• Contenuti intranet aziendale: quali funzionalità non devono mancare
• I 5 usi più comuni della intranet aziendale
• Esempi di intranet aziendali
• Il modo migliore per ottenere una intranet aziendale

Che cos’è una intranet aziendale

Le Intranet sono reti private utilizzate dalle organizzazioni per comunicare esclusivamente con la propria forza lavoro. Sebbene le intranet siano nate esclusivamente come sistemi abbastanza chiusi, oggi hanno la capacità di integrarsi con altri strumenti come piattaforme e social media, così da migliorare sempre di più l’esperienza di un utente che è connesso su sempre più canali. Leggi anche: L'evoluzione delle intranet aziendali: trend e prospettive

Come è strutturata e come funziona una rete intranet aziendale

Volendo spiegare come funziona un sistema intranet, è importante focalizzarsi sui suoi tre principali componenti: l’hardware, la piattaforma e le applicazioni.

L'hardware

Con hardware si intende il server su cui si poggia fisicamente l'intero sistema: in esso sono contenuti tutti i dati e i software della rete. Solitamente esistono diverse soluzioni di hardware che gli imprenditori possono scegliere quando creano una intranet aziendale, in base alle diverse esigenze e alle caratteristiche della propria azienda. Un sistema intranet può, ad esempio, essere interamente gestito da un server installato nell’edificio aziendale. In tal caso si parla di intranet on-premise. Questo tipo di soluzione generalmente è gestito, aggiornato e controllato da staff interno all’azienda. La complessità della gestione, specialmente quando si tratta di grandi aziende, non la rende però una scelta sempre conveniente. Un’alternativa è offerta da intranet basate sul cloud, o addirittura una combinazione delle due soluzioni, conosciuta come intranet ibrida, che è tra le scelte attualmente più adoperate sul territorio nazionale. Qualunque sia la soluzione hardware scelta, gli utenti generalmente si connettono accedendo a un portale e inserendo le proprie credenziali (tipicamente username e password), qualunque sia il dispositivo in uso. Il tipo di server che viene utilizzato per ospitare la intranet dipende, ovviamente, dal contenuto e dal numero di utenti. Ad esempio, se la rete deve gestire un elevato numero di video che verranno trasmessi in streaming da molti dipendenti, il server dovrà avere una specifica e caratteristiche superiori, richiedendo per l'intranet anche un IP all'interno della LAN, che di solito è gestita da una connessione in fibra ottica esclusivamente dedicata.

La piattaforma

Una piattaforma intranet è un software, o una collezione di software, a cui si aggancia e con cui interagisce qualunque attività gestita dal sistema intranet. Le migliori piattaforme offrono strumenti di comunicazione, applicazioni per la comunicazione e, soprattutto, database che permettono di lavorare in modo agevole e personalizzato per ogni specifico bisogno aziendale. Configurazione e personalizzazione sono delle caratteristiche fondamentali dei sistemi intranet aziendali, che permettono la gestione del proprio business senza sforzi.

Le applicazioni

Per poter essere usata in modo efficiente, una rete intranet aziendale deve avere necessariamente le giuste applicazioni, personalizzate per propri utenti e per le attività da svolgere. Le applicazioni sono strumenti che gli impiegati usano per lavorare, comunicare, collaborare e conservare o gestire documenti e informazioni. Un esempio di applicazione molto in voga nell'ultimo periodo è il virtual assistant: un assistente virtuale, attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, completamente a disposizione degli utenti, per aiutarli nelle loro ricerche di informazioni o per un preliminare aiuto in caso di problemi. Altre applicazioni, che specialmente nell'ultimo anno hanno trovato un uso molto frequente, sono state quelle relative al rispetto delle norme di sicurezza anti Covid-19.

Contenuti intranet aziendale: quali funzionalità non devono mancare

Che si tratti di un'intranet aziendale esistente da revisionare o di un nuovo progetto da realizzare, una delle domande più importanti da porsi è: "Di quali contenuti abbiamo bisogno nella nostra intranet aziendale?". Posto che è sempre necessario effettuare un'approfondita analisi dei bisogni degli utenti, così da realizzare un Digital Workplace di sicuro successo, possiamo comunque individuare alcuni contenuti che non devono mai mancare in una rete intranet aziendale. Contenuti e funzionalità:

• guida all'uso dell'intranet aziendale
• documenti aziendali ufficiali
• template di lavoro
• news aziendali
• sezione HR
• valori e responsabilità dell'azienda (CSR)
• informazioni su prodotti e servizi
• spazio dedicato alla collaborazione
• spazio dedicato alla socialità
• social network connection
• chatbot

Caratteristiche:

• mobile friendly (preferibile avere sia versione browser che APP)
• intuitività d'uso e navigazione
• rapidità di caricamento
• rilevanza dei contenuti
• accessibilità
• socialità
• collaboration
• condivisione
• localizzazione

Questi sono gli elementi grazie ai quali è possibile ritenersi soddisfatti di una intranet aziendale pienamente funzionante e di una certa rilevanza per l'utente finale. In fase di analisi preliminare potrebbero trovare evidenza ulteriori elementi da aggiungere: ad esempio i dipendenti potrebbero richiedere uno spazio dove valutare l'operato dei colleghi, oppure un modulo che indichi l'andamento societario in borsa.

I 5 usi più comuni della intranet aziendale

L’intranet aziendale comporta significativi miglioramenti. Vediamoli nel dettaglio.

1. Per migliorare le relazioni tra gli employees

L'intranet aziendale rende migliori e più efficaci le comunicazioni tra il settore di management e lo staff. I manager, ad esempio, si possono assicurare che gli impiegati abbiano accesso a tutte le ultime notizie sull’azienda, sui clienti e alle informazioni sui competitor in qualunque momento ne abbiano necessità. I dipendenti, a loro volta, possono facilmente comunicare ai superiori eventuali problemi, esigenze e informazioni. Così come evidenziato da ricerche e statistiche effettuate dai più autorevoli siti web dedicati alla finanza e al business, assicurarsi che gli impiegati sappiano esattamente quale sia l’attività da svolgere e dare loro la possibilità di esprimersi, comunicando idee, suggerimenti, critiche o problematiche di vario genere ai propri dirigenti, sono delle fondamenta solide per avere uno staff che lavora in modo efficiente e competitivo per la propria azienda.

2. Per migliorare il rapporto tra lavoro e vita privata

Ai giorni nostri è ormai ben noto che quando gli impiegati sono felici, diminuisce lo stress lavorativo e di conseguenza aumenta la produttività. Un modo per migliorare il loro livello di benessere e felicità è senza dubbio cercare di sviluppare una maggiore qualità del rapporto tra lavoro e vita privata. Come può l'intranet aziendale essere d’aiuto per tutto ciò? Naturalmente, dando la possibilità agli impiegati di lavorare in modo efficiente dalla propria abitazione. Tramite una semplice connessione a internet e un login personalizzato, lo staff ha possibilità di accedere alla rete intranet aziendale in qualunque momento della giornata e da remoto. In questo modo può avere a disposizione tutti gli strumenti, le informazioni e i contatti necessari per svolgere al meglio il proprio lavoro. L’intranet aziendale permette inoltre agli impiegati di lavorare in modo più efficiente in quanto, avendo a disposizione in real time tutto ciò che occorre loro in qualunque momento, possono scandire a proprio piacimento i ritmi lavorativi.

3. Per sviluppare e incentivare la condivisione di nuove idee lavorative

Incoraggiare gli impiegati a lavorare in team aiuta nella creazione e, soprattutto, nella condivisione di idee che possono essere di beneficio per il team stesso e per l’azienda in generale. L'intranet aziendale permette la comunicazione e il collegamento tra persone anche molto distanti tra loro dal punto di vista geografico. Non è più necessario trovarsi nello stesso ufficio o comunicare tramite telefono: con l’intranet aziendale tutti hanno possibilità di accesso e condivisione istantanea. Nel campo delle reti intranet, i più recenti prodotti offrono la possibilità di sofisticati e user-friendly strumenti di comunicazione e collaborazione: in tal modo, gli impiegati hanno la possibilità di lavorare come se fossero alla stessa scrivania.

4. Per migliorare il customer care della tua azienda

Un team ben informato su tutte le novità e i prodotti aziendali ha una maggiore capacità di essere d’aiuto ai clienti. La rete intranet può inviare un alert in tempo reale se un cliente necessita di assistenza e permette al customer care di avere accesso a tutte le informazioni in forma digitale utili alla risoluzione della problematica o solo semplicemente per dare informazioni adeguate e precise a qualsiasi tipologia di richiesta.

5. Per una gestione organizzativa di file e documenti più efficiente, veloce e aggiornata

Le grandi realtà aziendali devono far fronte a un continuo aggiornamento dei propri database. Senza intranet, ci si è trovati spesso di fronte a situazioni imbarazzanti in quanto, ad esempio, si è lavorato su un file obsoleto o sono stati pubblicati e divulgati dati non aggiornati, creando non pochi problemi, anche di natura legale e pecuniaria. L'intranet aziendale offre il definitivo rimedio a tutto questo, aiutando l’organizzazione dei documenti e notificando ogni cambiamento alle persone interessate. Un efficiente sistema intranet è, quindi, un potente strumento aziendale che può aumentare l’engagement, la produttività e l’efficienza nell’organizzazione di documenti. In questo modo, ogni situazione avversa o un nuovo target aziendale sarà vissuto con più tranquillità e organizzazione: l'obiettivo prefissato verrà di conseguenza raggiunto con il massimo risultato e il minimo sforzo. Forse ti potrebbe interessare anche: 9 vantaggi di un Digital Workplace nel 2021

Esempi di intranet aziendali

1. Il Digital Workplace di Prysmian Group

Il Gruppo Prysiman, leader mondiale nella produzione di cavi per applicazioni nel settore dell'energia e delle telecomunicazioni, aveva l'obiettivo di amplificare la comunicazione interna, il team-working e il community building. Hanno deciso quindi di progettare la nuova One Company Intranet, un internal hub di contenuti e tool, accessibili anche da mobile e da rete esterna, costruito intorno alle esigenze e alla preferenze dei dipendenti. Non solo: per semplificare la comunicazione dell'azienda in ambito HR e IT verso gli oltre 30.000 dipendenti (Prysmian + General Cable) , è stato sviluppato anche il Chatbot Blu Bot, un assistente virtuale integrato nella rete intranet aziendale.

2. Il re-desing della Intranet di Roadhouse

Roadhouse Restaurant, la prima catena di steakhouse in Italia, ha riprogettato della propria rete intranet aziendale. L'obiettivo? Offrire un'esperienza diversificata in base al profilo dell’utilizzatore e del suo flusso di lavoro, ma anche raccogliere dati e insight dagli utenti. La progettazione è stata guidata da 3 macro-obiettivi chiave, individuati nel corso di un lungo confronto con tutti gli stakeholder: far convergere le attività delle diverse funzioni aziendali, rafforzare il senso di appartenenza, supportare la comunicazione tra sede centrale e filiali locali. Vedi il caso completo: Roadhouse e il redesign della Intranet user-centered

Il modo migliore per ottenere una intranet aziendale

Perché un sistema intranet funzioni davvero per la propria azienda, gli impiegati devono avere a disposizione uno strumento che sia affidabile, sicuro, veloce e facile da usare. In Softec supportiamo da anni aziende di grandi dimensioni a mettere in relazione i propri dipendenti: dall’idea di collaborazione allo sviluppo di un vero e proprio digital workplace. Possiamo aiutarti a progettare (o ri-progettare) la tua intranet come una piattaforma integrata di tipo user-centered, cioè come un hub disegnato a partire dalle esigenze di tutti i tuoi dipendenti: in ottica mobile first, che sia accessibile da qualunque luogo e che riesca a garantire la continuità del lavoro, la coesione e la collaborazione anche in remoto. Contattaci subito: progetteremo insieme la tua nuova intranet. Per una nuova employer experience in grado di rafforzare il senso di appartenenza dei tuoi dipendenti e per migliorare la relazione con tutti i tuoi collaboratori.