Come scegliere il chatbot giusto per la tua intranet

Implementare un chatbot all'interno della intranet aziendale significa delegare i compiti operativi e di servizio a questa tecnologia, liberando i dipendenti dai task più semplici, ma dispendiosi a livello di tempo, e permettendo loro di concentrarsi sulle attività più importanti, senza distrazioni.

Ciò comporta un aumento della produttività, della soddisfazione professionale e della crescita professionale dei collaboratori, con ricadute positive sul business aziendale nel lungo periodo. 

La intranet può diventare un hub innovativo user-centered, progettato a partire dalle esigenze dei dipendenti e in grado di coinvolgerli ovunque essi si trovino, in un ufficio o in smartworking.

In questo modo, le aziende possono sfruttare la Digital Transformation per ottenere una più stretta interazione tra personale, management e proprietà, favorendo una crescita sinergica e innovativa dell'azienda stessa.

Ma come scegliere il chatbot giusto?

Scopri a cosa serve la intranet aziendale e come funziona

Tipologie di chatbot utilizzati nella intranet

Partiamo dalla distinzione tra  “Virtual Customer Assistant” (VCA) e “Virtual Employee Assistant” (VEA), le due tipologie di chatbot più utilizzate all’interno dei digital workplace.

• Virtual Customer Assistant: sviluppato per fornire assistenza e supporto a livello di richiesta d’informazioni. Il suo utilizzo nella intranet è legato al mondo delle FAQ e dell’Help Desk.
• Virtual Employee Assistant: è il chatbot aziendale più evoluto, in grado di svolgere operazioni al posto dell’utente. Può aprire pratiche, segnalare anomalie o prenotare aule riunioni. Quelli più avanzati sono anche in grado di notificare appuntamenti, scadenze e molto altro, integrandosi eventualmente con i sistemi di back-end presenti in azienda.

La scelta del chabot giusto per la tua intranet

La scelta del chatbot adatto per la propria intranet aziendale richiede un'attenta valutazione. Ci sono alcuni fattori fondamentali da prendere in considerazione:

• Obiettivi aziendali: il primo passo è comprendere gli obiettivi aziendali che si vogliono raggiungere con l'implementazione di un virtual assistant. Ad esempio, se l'obiettivo principale è quello di migliorare la comunicazione interna, sarà necessario scegliere un chatbot che offra funzionalità di messaggistica istantanea e flussi di lavoro semplici.
• Budget: è importante valutare i modelli di prezzo offerti dai fornitori di chatbot, inclusi abbonamenti mensili o annuali, prezzi basati sull'utilizzo o sul numero di utenti. È necessario considerare anche eventuali costi addizionali come supporto tecnico, integrazioni o funzionalità personalizzate.
• Integrazione: il chatbot scelto deve essere facilmente integrabile con gli altri strumenti e sistemi utilizzati all'interno dell'azienda, questo ne faciliterà l’utilizzo e incrementerà la produttività aziendale.
• Sicurezza: la sicurezza dei dati aziendali è di fondamentale importanza. È quindi necessario scegliere un assistente virtuale che garantisca la protezione dei dati e che implementi le più recenti tecnologie di sicurezza.
• Personalizzazione: alcuni chatbot possono essere personalizzati in base alle esigenze dell'azienda, come la possibilità di utilizzare il logo aziendale e di creare un design su misura.
• Facilità d'uso: è importante che il chatbot scelto sia facile da utilizzare sia per i dipendenti che per gli amministratori. Un'interfaccia intuitiva e una semplice configurazione sono fattori fondamentali per garantire l’efficienza dello strumento.
• A/B test: bisogna verificare che la piattaforma offra la possibilità di eseguire A/B test per ottimizzare le conversazioni con gli utenti. Questo può includere la possibilità di testare diversi messaggi di risposta, flussi di conversazione o integrazioni per determinare quale opzione funzioni meglio.
• Analisi e rapporti: la piattaforma deve garantire le funzionalità di analisi e reporting, che offrono una visione diretta del tipo di conversazioni che convertono più velocemente e di come interagiscono gli utenti. Questa opzione è fondamentale se si vogliono migliorare le performance.
• Supporto: dietro l’implementazione della tecnologia scelta, deve esserci un team di assistenza competente, così come una documentazione dettagliata per supportare gli utenti durante la configurazione e l'utilizzo del chatbot.

Leggi l’articolo “AI conversazionale: come funzionano i Chatbot?”

Il caso Prysmian Group: Chatbot Blu Bot

Prysmian Group, leader mondiale nella produzione di cavi e sistemi ad elevata tecnologia per il trasporto di energia e per le telecomunicazioni, ha coinvolto Softec per sviluppare “un assistente virtuale” integrato alla intranet del Gruppo in grado di semplificare la comunicazione dell’azienda verso 30.000 dipendenti in ambito HR, IT  e comunicazione. 

L’obiettivo era quello di amplificare la comunicazione interna, il team-working e il community building. Softec quindi non solo ha progettato la nuova One Company Intranet, un internal hub di contenuti e tool costruito intorno alle esigenze dei dipendenti, ma ha anche sviluppato il Chatbot Blu Bot, un ulteriore milestone nel percorso di Digital Transformation intrapreso dal Gruppo.

Leggi l’intervista “A talk with Serena Pistillo e Debora Bernuzzo - Prysmian Group”

Quali sono i vantaggi di un chatbot aziendale?

Un chatbot aziendale è una soluzione vantaggiosa sotto molti punti di vista, poiché:

• può fornire risposte immediate e accurate a molte domande frequenti, come la disponibilità di risorse o il calendario delle riunioni, risparmiando tempo prezioso ai collaboratori e migliorando la loro esperienza utente;
• può reperire rapidamente informazioni, dati e documenti utili, fornire i link diretti rispetto alle ricerche eseguite o condividere il contatto dei colleghi in altri reparti;
• è uno strumento di facile fruizione anche da mobile, questo permette al personale di accedere velocemente all’area aziendale, senza aver necessariamente bisogno di un computer;
• può essere utilizzato come canale di comunicazione tra dipendenti, permettendo loro di inviare messaggi a colleghi o gruppi specifici;
• segnala notizie e aggiornamenti in linea con il ruolo aziendale e gli interessi del personale;
• agisce come un help desk interno per risolvere problemi IT;
• può essere programmato per eseguire compiti specifici, come la generazione di report o la creazione di avvisi;
• semplifica il processo di onboarding dei nuovi dipendenti, fornendo loro informazioni chiave sulle procedure, il team di lavoro e il ruolo di ciascuno all'interno dell'azienda;
• aiuta il dipartimento delle Risorse Umane nella selezione dei candidati, automatizzando alcune fasi del colloquio;
• può automatizzare operazioni come la richiesta di ferie, permessi, la prenotazione di sale riunioni o hotel per le trasferte;
• può fornire accesso a risorse formative e opportunità di sviluppo professionale, supportando i dipendenti nella loro crescita personale e professionale;
• raccoglie i feedback per migliorare i servizi e incrementare la soddisfazione e la fedeltà dei collaboratori verso l'azienda.

 Scopri come e perchè fare Lead Generation con i Chatbot

Un ecosistema in crescita

L'utilizzo di assistenti virtuali nella intranet aziendale sta diventando sempre più popolare e accessibile, anche grazie all'investimento su questi strumenti da parte dei maggiori produttori di software e servizi come Microsoft, Google e Amazon. 

I chatbot possono facilitare molte attività all'interno dell'azienda, migliorando la collaborazione, la comunicazione e l'efficienza del personale. Tuttavia, non sono la soluzione a ogni problema e la sfida consiste proprio nel rendere automatici i processi di assistenza 24/7, integrandoli con il lavoro umano del customer service.

Leggi l’articolo “L'evoluzione delle Intranet aziendali: trend e prospettive”

Stai considerando di integrare un chatbot nella tua intranet aziendale?